Ukladanie programu Microsoft Office Word je jednou z hlavných funkcií programu. Jedná sa o akciu, pri ktorej sa písaný text zmení na mediálny súbor, ktorý sa môže uložiť a prezerať na počítači, preniesť na iné médium a preniesť cez sieť. Oprava údajov je potrebná, aby sa nestratili zmeny vykonané pri úprave dokumentu. Je žiaduce používať túto funkciu čo najčastejšie - potom sa zníži riziko straty dát pri vypnutí programu alebo počítača.
V programe Word sú dva typy položiek mediálnych súborov:
- "Uložiť" - pomocou tejto funkcie pri úprave dokument aktualizujete, aby ste nestratili pokrok. Je to potrebné pri práci s jedným textom.
- "Uložiť ako" - vytvorí sa nový dokument, ktorý bude kópiou aktuálnej verzie originálu. Zdroj zase zostane nedotknutý.
Existuje mnoho spôsobov, ako chrániť text pred stratou, ktoré sa líšia v zložitosti a funkčnosti. Sú zjednotené všeobecnými odporúčaniami na použitie:
- Urobte to pred ukončením programu. Po zatvorení editora sa zobrazí okno, v ktorom sa zobrazí výzva na vykonanie zmien. Možnosti odpovede sú "Áno", "Nie" a "Zrušiť".Keď kliknete na prvé tlačidlo, text bude zaznamenaný (počítač ponúkne výber mena a adresára), ale používatelia často robia chyby a kliknú na "Nie". V tomto prípade sa dokument jednoducho zatvorí a všetko sa stratí. Keď kliknete na tlačidlo Zrušiť, program sa nezatvorí a môžete pokračovať v práci so súborom.
- Zmeňte zmeny čo najčastejšie. Tým sa zabráni náhodnej strate veľkého množstva údajov zadaných v prípade neúmyselného zatvorenia alebo poruchy s programom alebo počítačom.
- Píšte text vo formáte vhodnom pre budúce použitie. Ak napríklad chcete zobraziť a upraviť staršie verzie programu alebo iné zariadenia.
- Pred odoslaním dokumentu inej osobe použite "Document Inspector" - pomocou tejto funkcie môžete odstrániť dôverné informácie a zvýšiť bezpečnosť používania.
- Neukladajte dva dokumenty rovnakého formátu s rovnakým názvom - iba posledná bude zaznamenaná a prvá bude vymazaná.
obsah
- 1 Názov a formát dokumentu programu Word
- 2 Najprv uložiť (vytvoriť)
- 3 Uložiť ako nové
- 4 Uložiť ako šablónu
- 5 Ako napáliť na disk CD
- 6 Ako uložiť na disk USB
- 7 Ako nahrávať so vzdialeným prístupom
- 7.1 Ako uložiť do služby SharePoint
- 7.2 Ako nahrávať v programe OneDrive
- 8 Ako to urobiť, aby ste ho mohli otvoriť v starších verziách programu Word
- 9 Ako písať v alternatívnom formáte
- 10 Ako písať do formátu PDF alebo XPS
- 11 Ako ukladať ako webovú stránku
- 12 Ukladanie v jednoduchých formátoch
- 13 Ako ukladať pokrok, ak je slovo zmrazené
- 14 Automatické ukladanie slov
- 15 Výsledok
Názov a formát dokumentu programu Word
Názov sa skladá z dvoch častí - názvu a rozšírenia. Pri prvom ukladaní textu do programu Word môžete ich zadať vo formulári "Name.docx" (názov do plnej stopy, formát - po). Táto funkcia je k dispozícii pri použití nejakej metódy zmeny zmien. Okrem toho môžete údaje zadať a po opätovnej editácii kliknutím na položku Uložiť ako. Mediálny súbor s novým názvom a rozšírením sa zobrazí samostatne. Použite formát, ktorý je vhodný pre všetky zariadenia, na ktoré plánujete čítať a meniť text. Najbežnejšia pre Slovo - .doc
Najprv uložiť (vytvoriť)
Každý používateľ Vord by mal vedieť, ako vytvoriť dokument v ňom. Je to dosť jednoduché - existujú tri spôsoby:
- Po prvom úprave nového mediálneho súboru kliknite na položku Uložiť alebo Uložiť ako;
- Stlačte klávesy Ctrl + "S" - táto funkcia duplikuje prvú;
- Pokus o zatvorenie okna - program sám ponúkne zmeny.
Bez ohľadu na to, akú možnosť použijete, zobrazí sa okno nahrávania. Môžete si vybrať adresár a názov. Upravte tieto parametre na požiadanie.
Uložiť ako nové
Už vytvorený dokument možno zaznamenať ako nový. V tomto prípade zostane originál a upravená kópia s novým názvom bude opravená v určenom adresári. Pre to potrebujete:
- V "Súbore" kliknite na "Uložiť ako";
- Zadajte názov dokumentu;
- Zadajte formát;
- Vyberte miesto a kliknite na tlačidlo OK.
Uložiť ako šablónu
Ak chcete zabrániť zmenám pôvodných dátových záznamov, ale vytvoriť na nich iný súbor, vytvorte šablónu:
- Otvorte požadovaný text;
- Prejdite na položku Súbor;
- Kliknite na položku Uložiť ako;
- Vyberte položku Tento počítač a umiestnenie.
- Zadajte názov textu;
- Vyberte formát "Šablóna";
- Ušetriť.
Takže môžete použiť dokument Word ako zdroj pri vytváraní nového. Ak to chcete urobiť, otvorte textový editor a kliknite na "Vytvoriť" - "Vytvoriť z existujúcich".
Ako napáliť na disk CD
Na zaznamenávanie textu z programu Word na optické médium potrebujete:
- Vložte médium do jednotky nahrávania;
- Vyberte jednu z možností - "Nahratý disk CD" alebo "Prepisovateľný" (druhý umožňuje opakované zaznamenávanie a vymazanie informácií).
- Kliknite na položku "Štart" - "Počítač" a kliknite na šípku vedľa tejto položky.
- Zobrazí sa zoznam dostupných diskov;
- Preniesť vybrané mediálne súbory podľa vlastného výberu.
- Kliknite na "Burn Disc" a "As USB Flash Drive" alebo "With CD / DVD Player" - závisí to od požadovaných požiadaviek;
- Vytvorte názov disku;
- Potom urobte všetko podľa pokynov na obrazovke.
Tipy pre písanie textu na disk CD:
- Nepokúšajte sa do médií zapadnúť množstvo dát, ktoré prekračujú prípustné množstvo. Kapacita disku je uvedená na obale (a niekedy na ňom). Ak sú mediálne súbory veľké, je lepšie ich uložiť na DVD so schopnosťou zaznamenávať a prepisovať. Je pravda, že nie všetky verzie systému Windows pracujú s ripovaním DVD. Budeme musieť použiť špeciálne programy.
- Uistite sa, že na médiu je dostatok miesta na vytvorenie dočasných mediálnych súborov, ktoré sú potrebné na správne nahrávanie. Štandardný disk v systéme Windows vyžaduje až 700 MB, rýchlejšie - až 1 GB.
- Po ukončení kopírovania skontrolujte médium, aby ste zaistili prenos a uloženie údajov.
Ako uložiť na disk USB
Takáto možnosť nahrávania je potrebná, keď potrebujete preniesť text programu Word - najmä ak nie je prístup na internet na inom zariadení. Pre to potrebujete:
- Vložte USB zariadenie do portu;
- Kliknite na položku Súbor;
- Vyberte možnosť Uložiť ako;
- Vyberte možnosť "Počítač" alebo dvakrát kliknite na položku "USB disk" v časti "Zariadenia s vymeniteľnými médiami".
- Zadajte názov dokumentu;
- Kliknite na tlačidlo Uložiť.
Ako nahrávať so vzdialeným prístupom
Zaznamenávanie údajov na internete je pohodlný spôsob ukladania dát, pretože prístup k nim je možný na rôznych miestach. Dosť je potrebné, aby boli počítače pripojené k sieti. Pre to potrebujete:
- Otvorte súbor;
- Kliknite na položku Uložiť ako;
- Vyberte priečinok v sieti;
- Ak je synchronizovaný s počítačom, označte ho v zozname v oblasti "Počítač".
- Môžete tiež začať písať názov priečinka v "Názov súboru" a stlačiť kláves Enter;
- Zadajte názov súboru, s ktorým chcete nahrávať, a kliknite na tlačidlo "Uložiť".
Ako uložiť do služby SharePoint
algoritmus:
- Otvorte súbor;
- Kliknite na položku Uložiť, odošlite a vyberte možnosť Uložiť do služby SharePoint.
- Vyberte miesto na nahrávanie, kliknite na tlačidlo Uložiť ako;
- V dialógovom okne potvrďte zadanie.
Ako nahrávať v programe OneDrive
algoritmus:
- Otvorte súbor;
- Kliknite na položku Uložiť na webovej stránke.
- Kliknite na tlačidlo "Prihlásiť sa", prihláste sa pomocou služby Windows Live ID, kliknite na tlačidlo "OK";
- Vyberte priečinok OneDrive, kliknite na tlačidlo Uložiť ako;
- Zadajte názov súboru a zadajte záznam.
Dokument bude k dispozícii v programe OneDrive. Môžete dať iným používateľom právo prezerať alebo upravovať. Ak to chcete urobiť, zdieľajte s nimi odkaz na priečinok.
Ako to urobiť, aby ste ho mohli otvoriť v starších verziách programu Word
Formát .docx, ktorý je základom v moderných verziách balíka Microsoft Office, nemožno použiť v programoch Word 2003 a predchádzajúcich programoch. Môžete ho otvoriť iba s inštaláciou špeciálneho balíka kompatibility. Ak chcete zabrániť sťahovaniu, postačí písať text v ".doc". V tomto prípade však môže byť formátovanie používané pomocou programu Word 2010 a novších nástrojov neprístupné. Aby ste mohli písať na ".doc", potrebujete:
- Otvorte súbor;
- Vyberte možnosť Uložiť ako;
- Zadajte názov súboru, kliknite na "Uložiť";
- V rozbaľovacom zozname zadajte príponu "Dokument Word 97-2003" a zmeňte na ".doc".
- Zadajte názov dokumentu a potvrďte ho.
Ako písať v alternatívnom formáte
Ak potrebujete zaznamenať údaje pre používateľov, ktorí ich môžu otvárať a upravovať v počítačoch s inými možnosťami, môžete vybrať alternatívne rozšírenie. Umožňuje tiež upraviť funkčnosť samotného súboru - napríklad aby ste ho zmenili na neprístupné. Najčastejšie sa používajú:
- PDF a XPS s cieľom obmedziť úpravy a umožniť len prezeranie;
- Rozšírenie webovej stránky, na prezeranie textu v prehliadači;
- TXT, RTF, ODT a DOC - pre prácu s počítačmi alebo programami s obmedzenou funkčnosťou.
Ako písať do formátu PDF alebo XPS
Tieto formáty sú najdostupnejšie a najpopulárnejšie na obmedzenie úprav. Príjemca dokumentu môže zobraziť obsah iba. Ak chcete vykonať toto nastavenie, potrebujete:
- Otvorte súbor;
- Vyberte možnosť Uložiť ako;
- Do príslušného poľa zadajte textové meno;
- V zozname výberu typu súboru zadajte PDF alebo XPS;
- Ak bude zobrazenie iba v sieti, môžete veľkosť zmenšiť - kliknite na položku Minimálna veľkosť.
- Ak potrebujete čiastočne písať text, zahrnúť zaznamenané úpravy, vlastnosti súborov alebo vytvoriť hypertextové odkazy, vyberte príslušné položky v časti "Možnosti";
- Potvrďte zmeny.
Ako ukladať ako webovú stránku
Táto možnosť je vhodná na čítanie v prehliadači. Neprenáša rozloženie textu. Môžete nahrávať ako obyčajnú stránku HTML, ako aj dokument, ktorý kombinuje všetky mediálne súbory (MHTML). Preto:
- Kliknite na položku Súbor;
- Vyberte možnosť Uložiť ako;
- Pri publikovaní vyhľadajte názov servera a kliknite naň raz;
- Zadajte názov súboru;
- Do poľa Typ zadajte webovú stránku alebo alternatívu - v jednom súbore.
- Potvrďte zmeny.
Ukladanie v jednoduchých formátoch
Táto možnosť je potrebná na to, aby bol text napísaný jednoduchým rozšírením, ktoré dokáže čítať takmer všetky programy na úpravu. Najjednoduchší z nich je ".txt". Môžete tiež vybrať ".rtf", ".odt" a ".wps". Je dôležité mať na pamäti, že ich použitie môže viesť k strate formátovania a rozloženia. Použiť rozšírenia len vtedy, ak je samotný text dôležitý, nie jeho vlastnosti. Preto:
- Otvorte súbor;
- Vyberte možnosť Uložiť ako;
- Zadajte názov textu;
- Vyberte typ mediálneho súboru - jeden z vyššie uvedených.
- Potvrďte zmeny.
Ako ukladať pokrok, ak je slovo zmrazené
Často, najmä na "slabých" počítačoch, sú problémy s programami.Zlyhanie Slova môže viesť k tomu, že stratíte nedávno zadané údaje. Existujú tri spôsoby, ako sa pokúsiť obnoviť text po zlyhaní programu alebo počítača:
- Zavolajte správcu úloh (Ctrl + Alt + Delete) a "Odstrániť úlohu". S najväčšou pravdepodobnosťou sa systém pýta, či sa majú zaznamenať zmeny. Dokument sa opäť otvorí o niekoľko minút a bude obsahovať najnovšie údaje.
- Ak relácia nebola dokončená správne, môžete ju nájsť v dočasnom priečinku C: \ Documents and Settings \ User_Name \ Local Settings \ Temp. K dispozícii sú kópie dokumentov, ktoré neboli zaznamenané správne. Takže aj pri vypnutí počítača je možnosť vrátiť text.
- Vložte počítač do režimu spánku. Potom ho zobudíš. Metóda pomáha zmraziť.
Automatické ukladanie slov
Táto možnosť štandardne funguje v programe - dokument sa zaznamenáva každých 10 minút. Pri práci s dôležitým dokumentom je však lepšie zabezpečiť, aby neexistovalo riziko a aby sa skontrolovala prítomnosť kliešťa oproti funkcii automatického ukladania. Okrem toho môžete interval zmeniť. Funkcia je potrebná pre počítače, ktoré sú často vypnuté - takže nestratíte text, ktorý bol vložený pred ďalším okamihom nahrávania.Povolenie a konfigurácia:
- Kliknite na "Súbor" - "Možnosti" - "Uložiť";
- Uistite sa, že je začiarknuté políčko vedľa položky Automatické ukladanie.
- Nastavte požadovaný interval zaznamenávania postupu;
- Kliknite na tlačidlo OK.
Ak chcete odstrániť automatické ukladanie, postupujte podľa rovnakej cesty a zrušte začiarknutie ponuky.
Výsledok
Záznam o pokroku je jednou z hlavných funkcií pri práci s textom. Word umožňuje nielen zaznamenávať pokrok, ale robiť to v jednom z mnohých formátov a zásadne odlišných služieb.
