Správa elektronických dokumentov sa stala v rozpore so zásadou, že zmluva alebo iný dôležitý text by mali byť overené čitateľným a jednoznačne identifikovateľným autogramom. Po dlhú dobu neexistovalo riešenie tohto problému. Postupne sa technológia EDS, elektronický digitálny podpis stala populárnou a dokonca nevyhnutnou v niektorých oblastiach. A hoci nie všetci obyčajní používatelia to vedia a používajú, Microsoft má v tejto aplikácii podporu pre túto technológiu.
Oficiálne dokumenty musia byť podpísané
Okrem ratifikácie zmlúv sa EDS používa aj ako nástroj na autentifikáciu písmen v e-mailoch, makrách atď. Verifikačný mechanizmus sa implementuje prostredníctvom šifrovacích technológií so súkromným kľúčom, ktoré dodávajú bezpečnostné a krypto-odporové body. Jeho použitie zaručuje jednoznačnú identifikáciu osoby, ktorá ju používala. Tiež "zapečatené" prijatý súbor, pretože nemôžete robiť zmeny v texte bez opätovného podpisu. A "neopakovateľnosť". Význam toho druhého je, že autor dokumentu nemôže odmietnuť účasť na ňom.Toto je dôležité v podnikovom (a nielen) prostredí.
Vložte do dokumentu
Dokument EDS môžete skontrolovať, ak nie je oneskorený a jeho certifikát alebo vlastník nie sú ohrozené. Potom nie je žiadna prekážka pri používaní tohto nástroja. Kancelárske aplikácie, ktoré podporujú túto technológiu, a to je Word a Excel, skontrolujte vložený podpis pre všetky tieto značky. Iba s pozitívnym výsledkom môžu overiť textový súbor s jeho pomocou. Takáto kontrola slúži ako dôkaz platnosti autogramu, a to nielen pre autora dokumentu, ale aj pre toho, kto je určený. Zásada vzájomnej bezpečnosti a táto technológia tvrdí.
Pred vložením digitálneho podpisu do programu Word skontrolujte, či spĺňa všetky uvedené požiadavky. Ak chcete vložiť špeciálnu oblasť pre vloženie digitálneho podpisu, otvorte dokument v programe Word, umiestnite kurzor na správne miesto a prejdite na kartu "Vložiť" na karte Nastavenie. Tu potrebujete skupinu "Text", v ňom bude iba tlačidlo "Signature string". Kliknutím na ňu otvoríte rozbaľovaciu ponuku, v ktorej by ste mali vybrať reťazec "Signatúra Microsoft Office Signature".V mieste, kde bol umiestnený kurzor, bude oblasť vložená. Súčasne sa na obrazovke zobrazí dialógové okno s nastavením, v ktorom môžete v prípade potreby zadať meno osoby. Táto osoba musí overiť textový súbor, názov a e-mailovú adresu. Ak máte signatára nejaké pripomienky alebo pokyny, mali by byť zadané do poľa "Pokyny" v tom istom dialógovom okne. V momente, keď klikne na riadok nadpisu, sa vaše komentáre objavia v rozbaľovacom okne. Je to veľmi výhodné, ak nechcete, aby sa formátovanie v dokumente znížilo zadaním ďalšieho textu alebo vytvorením iného súboru alebo poznámky s vysvetleniami. Ak potrebujete signatára, aby ste na ne odišli, v rovnakom dialógovom okne začiarknite políčko s príslušným povolením. V tom okamihu, keď do dokumentu vloží autogram, Slovo mu dáva príležitosť napísať svoju vlastnú poznámku. Týmto spôsobom spoločnosť Microsoft rozširuje možnosti svojho textového editora pre dávkové spracovanie súborov.
Všetko v tom istom okne môžete pridať dátum, zobrazí sa v riadku podpisu.Ak by malo byť niekoľko takýchto oblastí, bude potrebné tento postup opakovať toľkokrát, koľkokrát je to potrebné, zakaždým keď vyplníte potrebné polia, ak to bude potrebné.
Teraz príde k tejto otázke od signatára. Ak chcete vložiť EDS do oblasti podpisu, otvorte dokument a kliknite na ňu ľavým tlačidlom myši. Toto kliknutie zvýrazní riadok a poskytne vám pole pre zadanie autogramu. Teraz môžete zadať svoje meno tak, aby ste vložili vytlačenú verziu EDS, alebo zadajte v dialógovom okne výberu autografovaný obrázok na pevnom disku. Obaja začnú verifikačný proces pre daný podpis, ako sme uviedli na začiatku článku, a s pozitívnym výsledkom sa priamo v okne aplikácie Word objaví potvrdzovacie tlačidlo. Kliknutím na to podpíšete dokument. Pre vlastníkov tabletov existuje aj iná možnosť. Pomocou výhod dotykovej obrazovky dajte elektronický podpis, ako kedysi, s úderom pera, iba v tomto prípade bude nahradený stylusom. Treba však mať na pamäti, že obraz v tomto prípade by sa nemal líšiť od obrazu, ktorý ste uviedli pri registrácii, čo môže byť ťažké. Moderná technológia autorizácie odtlačkov prstov sa postupne začala používať aj v mechanizme EDS, ale Word zatiaľ nedostala zodpovedajúcu aktualizáciu.
Neviditeľný podpis
Ak úloha uvedenia explicitného podpisu nestojí za to, ale zároveň chcete, aby bol dokument chránený pred neoprávnenými osobami, môžete znova vložiť EDS, ale bez pridania oblasti. V programe Word existuje takáto funkcia. Potvrdené maľovanie sa v obsahu nezobrazí, ale v stavovom riadku v spodnej časti okna dokumentu sa zobrazí príslušná ikona. Iba autor dokumentu môže vykonať zmeny. Ak chcete pridať takýto EDS, kliknite na tlačidlo hlavnej ponuky v okne dokumentu (s ikonou Microsoft Office) a vyberte položku Pripraviť, Pridajte digitálny podpis v ňom a dohodnite sa na dialógovom okne.
záver
Použitie takého mechanizmu je odôvodnené nielen v podnikovom prostredí, ale aj medzi bežnými používateľmi, ktorí sa starajú o ich bezpečnosť. To je dôvod, prečo práca s ním je zarámovaná v programe Microsoft Word čo najpresnejšie, aby ho mohla používať každá osoba.
